Cómo limpiar datos con Excel (cuatro funciones que cambiarán tu vida)

Ahí estás, sentado frente al monitor de tu pantalla. Las celdas de la mayor base de datos que tu equipo de trabajo consiguió se deslizan frente a tus ojos.
Están llenas de dedazos, entradas diferentes para un mismo nombre, ciudades en nombre completo por un lado y abreviadas por otro… es un desastre.

No tienes conexión a internet, por lo que no puedes usar Open Refine o herramienta por el estilo y, además, no tienes ninguna otra herramienta de datos instalada.
Son sólo tú y una hoja de cálculo en una isla desierta. Estas cuatro fórmulas/funcionalidades podrían salvarte la vida.

CC por Gibran Mena

Filtros

Lo primero que tendrás que hacer es, por supuesto, tener una tabla de datos donde las celdas sean, de hecho, datos.
En este caso usaremos un ejemplo sencillo con los eventos del Open Data Day 2016.

Ve al tab Datos (lo mismo si estás usando hojas de cálculo propietarias como Excel o las más recientes versiones de Calc, de LibreOffice) y da clic en el ícono Filtros.

En cada uno de los nombres de las columnas puedes dar clic en el triángulo, que despliega los elementos enlistados. Selecciona sólo los que quieras ver. Puedes especificar aún más la búsqueda filtrando desde otra columna.

Puedes usar la opción “Filtros de texto” para hacer la búsqueda aún más específica, con la opción, por ejemplo de hacer búsqueda en los elementos de la columna excluyendo una palabra específica o en la opción “Filtros de fecha” que… filtra las fechas.

Para deshacerte de los filtros sólo da clic en “Borrar filtro”

Ordenar

En el mismo submenú de Datos hay un ícono con una flecha descendente llamado Ordenar. Esta función puede resultar útil en caso de ser necesitarse un listado alfabético, numéricamente o descendente. Pero también puedes crear un orden basado en preferencias específicas.
También puedes ordenar de acuerdo con una lista personalizada, por ejemplo si quieres que los datos de Colombia aparezcan primero que los de Bolivia.
Primero debes crear una lista personalizada: digitas en las celdas los valores requeridos en el orden requerido, y en el menú de Preferencias de Excel das clic en Modificar listas personalizadas. Añade la selección.
Luego, en el cuadro de diálogo de Ordenar, es necesario seleccionar la lista personalizada recién creada.

Buscar / Reemplazar

Esta es una función en Excel, es decir que es una fórmula incluida por el paquete por defecto. Las fórmulas y funciones tienen elementos sintácticos (“ortográficos”), estos son paréntesis y comas, y argumentos (los datos a los que se aplican dichas fórmulas). La sintaxis incluye el nombre de la función, los paréntesis, comas que separan las celdas y, finalmente, los argumentos o datos que la fórmula “consume”.
En el caso de Buscar Reemplazar es sencillo hacerlo directamente desde el menú de opciones del programa.
Digamos que queremos encontrar los eventos que se realizan en Ciudad de México. En ubicación tenemos Ciudad de México con acento y Ciudad de Mexico, sin acento, además de DF y Distrito Federal.
La Ciudad de México se llama oficialmente así desde hace muy poco, por lo que este caso seguramente lo encontrarás si trabajas con datos de esta ubicación. No faltará quien le llame Mexico City.

Sólo hay que ir al Menú de Buscar y dar clic en Reemplazar. Para buscar todas las entradas similares a México puedes usar M*xico, que incluye tanto México como Mexico, pero también Maexico o Meexico o Meéxico, que pueden haber sido dedazos a la hora de ingresar la información. Si se quieres buscar solamente un caracter comodín, puedes usar el signo de interrogación, como en M?xico, y si quieres buscar signos como ? o & o @ puedes usar la tilde, en caso de que haya entradas como M?xico, M$xico, [email protected]
Enseguida puedes reemplazar cada valor uno por uno o dar clic en Reemplazar todos. Puedes hacer tantas búsquedas/reemplazos consecutivos como quieras y puedes hacerlo por filas o columnas. Una guía más detallada la encuentras aquí.

BuscarV

La función nos permite introducir un valor específico conocido (locación) para que el programa vaya y busque el dato de una columna que no conocemos (nombre de los organizadores de un evento en Azerbaiyán). Es particularmente útil en matrices masivas con interminables columnas.
La sintaxis o estructura “ortográfica” de la función es la siguiente:
=BUSCARV(«Japan»,B2:E7)
En algunos casos, aunque tengas Excel en inglés se puede usar la fórmula en español. En otros no, y deberás sustituir sólo el nombre de la fórmula por “vlookup”. Esta fórmula se digita en la celda en la que queremos que la matriz escupa el resultado deseado.
Vamos paso a paso.
Lo primero que debes hacer es colocarte en la celda en la que quieres que aparezca lo que buscas.
En mi caso es J5 (y la lista de mi antivirus está actualizada, no tiene nada que ver, pero en la vida eso te da puntos extra).

(Este screenshot es también un recordatorio subliminal de que deben instalar y manterner activo su antivirus)

Eso, J5, es el primer “argumento” que escribo después del nombre de mi fórmula, y entre paréntesis.
=BuscarV(J5)
Después se introduce una coma, seguida por la celda donde empezaré a buscar =BuscarV(J5,A2:
Seguida por dos puntos y la fila y columna de la celda donde pienso terminar la búsqueda (G207, en mi caso).

Puedes también simplemente seleccionar el área donde buscará la función, esto se conoce como rango de búsqueda.
He ahí el poder de una hoja de cálculo para hacer limpieza de datos. Úsalo con sabiduría.