Ordena y filtra tus datos

La herramienta más básica para la visualización de datos es la hoja de cálculo. Los datos en las hojas de cálculo están ordenados y en un lenguaje que las computadoras entienden. Aquí aprenderás otra receta, y serás capaz de utilizar las hojas de cálculo como una valiosa herramienta para realizar sumas (encontrar totales, porcentajes) y mostrarlas en tablas y gráficas.

Al final del capítulo, aprenderás a bajar datos, exportarlos a hojas de cálculo y, por último,las funciones que te permitirán ordenarlos y filtrarlos.

Hojas de cálculo: Una revisión rápida

Las hojas de cálculo son una herramienta muy popular, y muchas personas están familiarizadas con su uso. Existe una gran variedad de programas con hojas de cálculo, al igual que aplicaciones sobre el tema.

El más popular es Excel dentro del paquete Microsoft Office. Excel viene con paquetes de cálculo. También Google cuenta con su propio paquete de cálculo. Para este curso, utilizaremos este último, ya que no requiere de instalación y es de libre acceso.

Dependiendo de tus objetivos, puedes usar el paquete que más te convenga. Aquí te damos algunas sugerencias para que elijas la que más te conviene.

Hoja de cálculo

Hoja de cálculo de Google

Software libre (Libre office y Open Office)

Microsoft Excel

Tipo de licencia

Libre

Libre

Comercial

Se guarda en

Google Drive (La nube)

Tu disco duro

Tu disco duro

Requiere instalación

No

Permite colaboración

No

No

Comparte resultados

Fácil

Difícil

Difícil

Visualización

Amplio rango

Básico

Básico

Necesitas internet

No

No

Creando una hoja de cálculo para subir los datos

En este curso, emplearemos Google Docs/Drive para la visualización de datos. Te permite empezar de inmediato sin necesidad de instalación. Como los datos que vamos a utilizar son públicos, no te debes de preocupar por almacenarlos en tu disco local.

Tutorial: Creando una hoja de cálculo y compartiendo los datos

1. Dirígete a Google Docs (Google Drive).
2. Si todavía no te registras en Google Docs, lo debes hacer.
3. El primer paso es crear una nueva hoja de cálculo. Esto se puede hacer dándole click al botón izquierdo Create  y seleccionando la tercera opción, hoja de cálculo (spreadsheet).

4. Sube algunos datos.

5. Necesitarás el archivo original de donde obtuviste los datos del Banco Mundial. Si no tienes el archivo, descárgalo de aquí; es libre.

6. En tu hoja de cálculo, da click en el botón Menu y selecciona la opción Import (Importar). Esto abrirá una caja de diálogo nueva.

7. Selecciona el documento que descargaste.

8. No se te olvide seleccionar Insert new sheets (Insertar nuevas hojas) y hacer clic en Import.

Utilizando las hojas de cálculo

Ahora que ya cargaste los datos, aprende lo básico para usar tu hoja de cálculo. Básicamente, las hojas de cálculo contienen tablas y celdas en donde tú puedes guardar tus datos. Las celdas están organizadas en filas y columnas. Las filas tienen números, y las columnas, letras. Para identificar una celda de manera muy sencilla se puede usar coordenadas. La celda A1 se refiere a la celda en la primera fila y la primera columna; A2, a la que está por debajo, y B1, a la primera celda en la segunda columna.

Para cambiar cualquier dato, sólo da click en la celda y escribe la información que quieras. Este tipo de navegación se puede hacer con el teclado o con el ratón. Pero, para que sea más rápido, a continuación te damos unos tips.

Tecla o combinación de teclas

Acción

Tab

Cambia de celda

Enter

Cambia de fila

Up

Se mueve a la celda de arriba

Abajo

Se mueve una celda abajo

Izquierda

Se mueve a la celda izquierda

Derecha

Se mueve a la celda derecha

Ctrl + <dirección>

Mueve el cursor a la dirección que tu quieras

Ctrl + Shift <dirección>

Selecciona todas la celdas desde la que te encuentras hasta la más externa

Ctrl + C

Copiar

Ctrl + V

Pegar

Ctrl + X

Cortar

Ctrl + Z

Deshacer

Ctrl + Y

Volver a hacer

“Encadenando” tus columnas y filas

La hoja de cálculo que estamos trabajando es enorme. Notarás conforme te desplaces en las celdas que las etiquetas o el texto desaparecerán. Lo mismo te pasará con el nombre de los países. Para evitar esto, puedes bloquear las filas y columnas para que no desaparezcan.

Bloqueando filas y columnas

1. Ve a la hoja de cálculo donde tienes tus datos y desplázate hasta arriba.

2. En la parte superior izquierda, donde se encuentran las etiquetas, verás una zona con rayas.

3. Coloca el cursor sobre el área rayada (arriba de la fila número 1) y aparecerá un cursor en forma de mano. Dale click y arrástralo una fila.

4. Tus resultados se deben ver así:

5. ¿Notas que las etiquetas permanecen cuando arrastras el cursor?

Clasificando datos

Lo primero que tenemos que hacer cuando vemos una nueva base de datos es orientarnos. Esto involucra buscar los valores mínimos y máximos para clasificarlos de tal manera que tengan sentido. Veamos una columna: tenemos datos de PIB, gastos de atención a la salud, y esperanza de vida. Para conocer los datos, podemos clasificarlos.

Tutorial: Clasificando una base de datos

1. Selecciona los datos que quieras clasificar. Esto lo puedes hacer dándole click a la pestaña superior de color gris ubicado entre las columnas y las filas.

2. Selecciona la opción Sort Range del menú Data. Esto te abrirá otra opción.

3. Verifica que la opción Data has header row esté seleccionada.

4. Selecciona la columna que quieras clasificar en la opción de abajo (Add another sort column).

5. Intenta ordenar por PIB (GDP) – ¿Qué país es el más bajo?

6. Intenta con diferentes valores. ¿Los puedes clasificar de mayor a menor?

Tip: ¡Ten cuidado! Un error muy frecuente ocurre cuando olvidas seleccionar todos los datos. Si es el caso, las filas ya no coincidirá con los datos.

Filtrando datos:

Otra paso crucial en el ordenamiento  de las bases de datos es el uso de filtros para esconder la información que no deseas ver. ¿Notaste que algunos nombres de países no son países? Encontrarás palabras como Arab World (Mundo Árabe) o North America (Norteamérica). Vamos a filtrarlas.

Tutorial: Filtrando datos.

1. Selecciona la tabla completa.

2. Selecciona Filter del menú Data.

3. Aparecerán triángulos a un costado de la columna de los nombres en la primera fila.

4. Haz clic en un triángulo junto al nombre del país.

5. Verás una lista enorme con nombres de países en la caja.

6. Encuentra los que no son nombres de países y haz clic en ellos para que la paloma de color verde desaparezca.

7. ¡Ahora ya filtraste tus datos!

8. Puedes usar todos los filtros que quieras. Los datos no se borran; simplemente no son visibles.

Puedes encontrar una versión más completa en el Handbook, o en el Manual de Periodismo de Datos de La Nación.

Resumen:

En este capítulo hablamos sobre las herramientas básicas para utilizar las hojas de cálculo.

También hablamos acerca de cómo cargar los datos, y cómo clasificarlos y filtrarlos. En el próximo capítulo hablaremos sobre el análisis de los datos y la introducción de las fórmulas.

Para más información consulta:

  1. Google help en las hojas de cálculo (spreadsheets)

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2 respuestas a “Ordena y filtra tus datos”

  1. Carlos Brys dice:

    Una sugerencia:
    En la sección de este artículo : «Hojas de cálculo: Una revisión rápida»
    Así como se mencionan explícitamente a Google y Excel, sería deseable que en lugar de mencionar tan genéricamente a la «Hoja de cálculo de acceso libre», se indique LibreOffice y OpenOffice
    Además, la terminología correcta es «Software Libre», que a todos los sistemas se puede acceder en acceder libremente. Lo que las diferencias es la licencia de uso.

    • Mexflow dice:

      Hola Carlos,

      Muchas gracias por el comentario, lo vamos a tomar en cuenta y haremos el cambio. Siempre son bienvenidas todas las opiniones que ayuden a mejorar nuestro contenido.

      Saludos

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