Dando formato a las hojas de cálculo

Nueces y gomas de mascar

Introducción

Algunas cosa simplemente no van juntas. Esto aplica en todos los niveles: desde un perro metido una lámpara de noche, o comer nueces cuando mascas un chicle.

Lámpara, Albania, 2011. Imagen: Tom Longley. Sí… está sobre la cabeza del perrito. Licencia de la imagen: algunos derechos reservados CC-BY-SA.

Nueces y chicles. Tomado de “The Simpsons Series 5, Episode 14: Lisa vs. Malibu Stacy, 1994″. Video disponible en http://vimeo.com/9372862 Copyright: FOX. Reproducido bajo Fair Use.

En hojas de cálculo, el formato y los datos no van juntos. Esto es lo que pasa cuando los unes:

Probablemente, alguna vez recibiste algo tan abominable como la imagen superior. Los programadores de las hojas de cálculo invierten horas dando formato a datos de tal manera que sean útiles para ellos. Cambian el tamaño de los textos, el color de las celdas, introducen líneas, tablas para dar énfasis a las cosas… Pero, para el que las recibe, esto no es lógico, y generalmente es inentendible.

Cuando finalices esta sección, serás capaz de:

  • Darle formato y diseño a tus hojas de cálculo.

  • Acomodar los datos de tal manera que tú los entiendas.

  • ¡Presentar datos de tal manera que todo el mundo los entienda y te quieran por eso!

Para los trabajos:

Para realizar las tareas cortas y rápidas necesitas:

  • Excel u Open/Libre Ofiice.

  • La copia de la base de datos antes mencionada (Datos de GRAIN sobre “land grabbing” – disponible aquí).

Tarea rápida (15-30 minutos)

¿Listo para hacer un desastre? Por un momento, pensemos como las personas que son capaces de hacer cosas como una lámpara de perrito.

En el ensayo The Art of Spreadsheets (El arte de las hojas de cálculo), John Raffensperger hace un listado de 37 maneras en las que puedes esconder datos en una hoja de cálculo.  A continuación, el top 10… junto con los comandos que tienes que seguir para lograrlo (aparecen como un listado separado por comas).

  • No compartas el archivo: la manera más común de esconder información.

  • Esconde la hoja: Necesitas por lo menos dos hojas primero; luego, ir a Formato, Hoja, y esconderlos.

  • Esconde las filas: Formato, Fila, Esconder.

  • Esconde la columna: Formato, Columna, Esconder.

  • Esconde la celda y protege la hoja: Formato, Celda, Protección, Esconder; Herramientas, Protección. Te saldrá un letrero con =if(1, “PEACE!”, Attack at dawn”.)

  • Haz la columna muy estrecha: Formato, Columna, Ancho, 0.

  • Para las fórmulas que den cero: Herramientas, Opciones, Vista; y borra los ceros de los valores. Por ejemplo, =IF(1,0, “Attack at dawn”).

  • Crea una fórmula compleja que despliegue la información, pero dale formato de texto: Formato, Celdas, Número, Texto… o simplemente inicia el contenido de las celdas con un signo de interrogación.

Usando la lista de John Raffensperger’s como inspiración, tu tarea es desordenar los datos como puedas. Se te calificará:

  • Si eres capaz de hacer una mala presentación, pero que todavía existan personas que la quieran usar.

  • El uso de colores que puedan dejar ciego.

  • La manera en la que puedas esconder los datos.

  • Cuando termines de arruinar las presentación, piensa en cómo la podrías arreglar.

Tarea larga (30-60 minutos)

Lista de lecturas (todas en inglés):

  1. Dependiendo de la hoja de cáluclo que uses, te recomendamos (esta información vienen en Inglés): Open Office – Formatting, Excel – Apply Cell Style, Google Docs – Cell Style.

  2. El arte de las hojas de cálculo, The Art of Spreadsheets, de John Raffensperger con la lista de 37 manera de esconder información: 37 ways to hide information in spreadsheets.

  3. Chandoo es una leyenda en las hojas de cálculo. Revisa Boss proof your spreadsheets.

  4. Cómo remover todos los formatos de la hojas de cálculo como una bomba nuclear: Para Open Office.

Reflexiona

Ahora debes estar súper cansado. Vamos a hacer una pausa para reflexionar sobre lo que hicimos y haremos.

Aquí, unas preguntas existenciales:

  1. ¿Es necesario darle formato a los datos?

  2. ¿Cuáles son las desventajas de remover el formato de las hojas de cálculo?

  3. ¿Cómo podemos visualizar los datos con las herramientas con las que trabajamos día con día?

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